Preiei apelul. Din mers.
Intri în conversație, agentul se oprește. Pacientul continuă cu tine, fără să sune din nou.
Recepționist virtual AI pentru clinici: Agenții AI răspund,contactează paciențiiși lucrează direct în sistemul clinicii,alături de recepționeri.
O recepție inteligentă, construită în jurul oamenilor din echipa ta. Ei stabilesc ce știu agenții, cum comunică și cum se comportă în diverse situații.
Experiență reală.
Clinica Dentocalm, Cluj-Napoca. Citește studiul de caz
- Apeluri primite
- 3.514
- Acțiuni de programare
- 640
- Conversații cu agentul AI
- 85 ore
Integrat cu
- + multe altele în curând
Recepție standard sau recepție inteligentă?
- Confirmările pentru mâine
Standard: Recepția sună pacient după pacient, ore în șir
Inteligentă: Agenții sună în paralel și confirmă toate programările în câteva minute
- Cinci pacienți sună deodată
Standard: Unul e preluat, ceilalți aud ocupat sau așteaptă la coadă
Inteligentă: Toți pacienții vorbesc cu cineva. Nimeni nu mai aude tonul de ocupat
- Un apel pierdut
Standard: Rămâne pe ecranul telefonului
Inteligentă: Devine un task de rezolvat, cu motivul apelului și un coleg care se ocupă de el
- Un pacient are o întrebare despre clinică
Standard: Așteaptă pe linie cât se caută răspunsul
Inteligentă: Află pe loc prețul, programul sau ce presupune o procedură, în cuvintele clinicii
- Un pacient ajunge la ghișeu
Standard: Recepția alege între pacientul din fața ei și telefonul care sună
Inteligentă: Recepția se ocupă de pacientul din fața ei, iar agentul răspunde la telefon
- După program
Standard: Mesageria sau nimeni
Inteligentă: Agentul răspunde, iar pacientul își mută programarea pe loc
- Raportul lunii
Standard: Câte apeluri au fost
Inteligentă: De ce au sunat pacienții, ce s-a programat și ce s-a rezolvat
AI + echipa ta
Agenții preiau rutina.
Echipa clinicii păstrează controlul.
Agenții AI și recepționerii lucrează împreună. Fiecare apel, fiecare pas următor, în același flux.
AI + Recepție
Aceeași echipă.
Același fir al conversației.
Nimic nu rămâne în aer.
Ce rămâne de rezolvat ajunge la persoana potrivită, cu tot contextul și următorul pas clar.
Un om, la momentul potrivit.
Pentru situațiile stabilite de clinică, agentul trimite cazul direct către recepție.
Și apelurile pleacă de aici.
Confirmări, controale și recall-uri. Agenții sună pacienții după regulile clinicii.
Clinica ta, regulile tale.
Tu decizi ce știu agenții și cum comunică. Când informația lipsește, agentul nu improvizează.
Tot contextul, la vedere.
Apeluri, conversații și notițe, în același loc. Echipa vede ce s-a întâmplat și ce urmează.
Așa arată în consola clinicii
Consola clinicii · Apeluri live
Acum
1Apeluri active în acest moment.
Ioana Marinescu
În desfășurareApel început cu Recepția virtuală
+40 7xx xxx 214azi, 10:42
Consola clinicii · Apeluri live · Notițe partajate
Consola clinicii · De prelucrat
De prelucrat
3Apeluri care cer intervenția recepției.
Mihai Dobre
+40 7xx xxx 908
azi, 09:17· închis de apelant
- Transfer recepție nepreluat
De făcut
Pacientul a cerut recepția pentru informații despre factura tratamentului din august. Transferul nu a fost preluat; sună-l înapoi.
Moment recomandat: Cât mai curând posibil
Notă AI
Pacient cunoscut, vrea informații despre factura tratamentului de canal din august. A vrut să vorbească cu recepția; transferul nu a răspuns. Nu a cerut programare.
Număr necunoscut
+40 7xx xxx 331
azi, 08:03· recepție închisă
- Revenire promisă
De făcut
Pacient nou, vrea o consultație pentru implant și a întrebat de preț. Recepția era închisă; a acceptat să fie sunat înapoi.
Moment recomandat: În următorul interval cu recepție disponibilă
Notă AI
Pacient nou, interesat de implant pe măseaua lipsă din dreapta jos. A întrebat cât costă; agentul a dat formularea clinicii („de la 3.500 lei, în funcție de caz”) și a propus consultația. A preferat să fie sunat de recepție.
Elena Radu
+40 7xx xxx 552
Preluat de: Cristina
ieri, 17:48· nepreluat
- Apel nepreluat
De făcut
Apel pierdut la recepție. Sună înapoi.
Moment recomandat: Cât mai curând posibil
Consola clinicii · Istoric
Istoric
2Apeluri încheiate.
Alexandru Stan
+40 7xx xxx 682
Rezolvat de Andreeaazi, 08:45· închis de apelant
00:5402:24
1x1.4x
Notă AI
Pacientul a solicitat o consultație pentru o măsea sensibilă și a dorit să discute cu recepția. Agentul a transferat apelul, iar Andreea a continuat conversația și a confirmat programarea de joi, la 14:30, la dr. Popa. Pacientul a primit SMS-ul cu detaliile programării. Solicitarea a fost rezolvată.
Maria Ionescu
+40 7xx xxx 459
Rezolvat de Andreeaazi, 08:20· închis de recepție
Notă AI
Pacienta nu mai putea ajunge la controlul de marți. A discutat cu Andreea din recepție și a ales vineri, la 11:00, la același medic. Recepția a mutat programarea și a confirmat noul interval cu pacienta. Solicitarea a fost rezolvată.
Ce se întâmplă cu un apel primit
- 1
Sună pacientul
Agentul îl recunoaște după număr, știe la ce medic a fost și ce s-a discutat în apelurile anterioare. Un număr nou e întrebat de nume, citit înapoi pentru confirmare.
- 2
Înțelege cererea și o potrivește cu clinica
„Mă doare o măsea” propune consultația potrivită.
- 3
Programează, mută sau anulează, cu acordul pacientului
Propune câteva variante din agenda clinicii și scrie în sistemul clinicii doar după confirmare clară. Pacientul primește SMS cu programarea în calendar și adresa pe hartă.
- 4
Transferă când e nevoie de un om
Cererea unui om, o urgență dentară, o plată sau o factură ajung la recepție sau la departamentul pe care clinica l-a setat. Când recepția e închisă, creează un task de revenire.
- 5
Echipa vede ce s-a întâmplat
Apelul intră în jurnalul operațional cu înregistrarea și Nota AI pentru recepție.
O echipă de agenți, nu unul singur
Agentul de recepție primește apelurile. Ceilalți agenți sună pacienții, când și cum stabilește clinica.
Primește apelurile
Agentul de recepție
Răspunde natural, fără meniu, la mai multe apeluri deodată, în program și în afara lui, cu salutul clinicii. În română, și în engleză când pacientul o cere.
- Pacientul: Aș vrea să mut controlul fetiței de marți, tot la doctorul Popa.
- Agentul: Sigur. La doctorul Popa e loc joi la 16:30 sau vineri la 10:00. Care vă convine?
- Pacientul: Joi la 16:30.
- Agentul: Am mutat consultația pe joi, 16:30, la doctorul Popa. O să primiți confirmarea prin SMS.
Confirmarea programărilor
Sună pacienții cu programări în ziua sau săptămâna următoare. Clinica setează când sună și ce se întâmplă când pacientul nu mai poate veni.
Controlul periodic
Sună pacienții care n-au mai venit de mult, după regula pe care clinica o stabilește, și îi programează direct în apel.
Recall-ul după intervenție
După un tratament anume, sună pacientul ca să programeze controlul de urmărire al acelui tratament, la intervalul stabilit de clinică.
Agenți pentru nevoile clinicii
Un flux specific clinicii tale primește agentul lui: ce spune, pe cine sună și când, după regulile pe care le stabilești.
Pe telefon, pe site sau pe WhatsApp: același agent
Unii pacienți sună, alții preferă să scrie. Agentul răspunde la fel pe telefon, pe site și pe WhatsApp, cu informațiile aprobate de clinică, iar recepția vede toate cererile împreună.
Telefon
Pe numărul clinicii sau în centrala ei. Pacientul sună ca de obicei.
Apel direct din site
Un buton pe site-ul clinicii. Pacientul vorbește cu agentul din browser, fără să formeze un număr.
Pacientul scrie când îi e comod, iar agentul îi răspunde și îl programează în aceeași conversație.
Chat pe site
Pacientul își face, mută sau anulează programarea direct pe pagina clinicii, ca la telefon, și primește răspunsuri despre program și prețuri.
Același agent, oriunde îl caută pacientul
- Aceleași informații aprobate ale clinicii
- Aceleași reguli de programare și de predare către recepție
Echipa recepției, la un pas de orice apel
Pacienții vor să poată ajunge la un om. Agentul știe când să cedeze locul, iar echipa recepției poate intra oricând.
Echipa recepției
Preluarea apelului live
Recepția poate interveni în timpul unui apel live.
Urgențe, inclusiv noaptea
Calendar de gărzi și medici de rezervă. În program, urgența confirmată merge la recepție. În afara lui, dacă clinica a pornit serviciul de urgențe, agentul sună medicul de gardă.
Transfer pe destinațiile clinicii
Recepție, contabilitate, laborator, sesizări: clinica setează destinațiile, iar agentul anunță transferul înainte să sune. Tot clinica stabilește motivele pentru care agentul propune transferul la recepție.
Pacienți care ajung direct la recepție
Pentru anumiți pacienți agentul nu mai intră în apel. Recepția îi adaugă manual, cu motiv și dată de expirare, sau sunt adăugați automat după un apel al recepției.
Suni pacientul direct din aplicație
Un clic pe „Sună înapoi” și îți sună telefonul de pe birou. Când răspunzi, ești conectat cu pacientul, cu numărul clinicii, iar apelul intră în jurnal.
Mesajele pacienților ajung la echipă
Întârzie la consultație, vrea să fie sunat sau are ceva de transmis medicului: agentul lasă o notiță în notițele partajate din „Apeluri live”, cu numele pacientului.
Agentul știe ce știe clinica ta
Clinica ne trimite informațiile așa cum le are deja, în orice format, iar noi construim catalogul din ele. Clinica doar verifică și aprobă. Dacă pacientul întreabă ceva ce nu e în catalog, agentul nu improvizează: spune că nu are informația și propune recepția.
Catalogul clinicii, din consola clinicii
Motive de programare, servicii, medici cu regulile lor de agendă, prețuri, informații despre proceduri și dotările clinicii.
Cererile pacienților
„Vreau aparat pentru copil” → consultație de ortodonție
Medicii și regulile lor
Dr. Marin: între programări nu rămân goluri mai mici de 30 de minute. Ziua se umple de dimineață.
Serviciile clinicii
Igienizare, implantologie, albire, ortodonție
Prețurile
Detartraj cu periaj profesional · 250 lei
Programul
Luni–vineri 8–20, sâmbătă 9–14
Informații despre clinică
Parcare gratuită în curtea clinicii
Procedurile
Implantul: etapele, cât durează și cum te pregătești
Dotările clinicii
Tomograf CBCT și microscop dentar, în clinică
Prețuri în cuvintele clinicii
Agentul spune doar prețurile publicate de clinică. Nu deduce și nu inventează prețuri.
Pacientul descrie o problemă
Mă doare o măsea. Cât m-ar costa?
Consultația e 200 de lei. Tratamentul îl stabilește medicul după consultație.
Din formularea de preț scrisă de clinică pentru acest motiv
Pacientul întreabă de un serviciu
Cât costă un detartraj?
Detartrajul cu periaj profesional costă 250 de lei.
Din lista de prețuri a clinicii
Familia, pe același număr
Când pe același număr sunt mai mulți membri ai familiei, agentul întreabă pentru cine e programarea și o face pe fișa potrivită. Poate programa, de exemplu, doi copii la aceeași oră, la medici diferiți.
+40 7xx xxx 214Pentru cine e programarea?
Ana Marinescu
mama
- Joi, 10:00 · dr. Popa
Ioana, 8 ani
fiica
- Joi, 10:00 · dr. Ionescu
Matei, 6 ani
fiul
Managerul vede exact ce se întâmplă
Fiecare apel, cu traseul, conversația și evaluarea lui, nu doar un procent la sfârșit de lună.
Rapoarte pe perioadă
Consola clinicii · Rapoarte
Scenariu demonstrativ, date sintetice
Impact în perioada selectată
Agentul AI a gestionat integral 70,3% din apelurile preluate de AI.
Volum, automatizare, programări și calitate — într-o imagine construită pentru decizii, nu doar pentru monitorizare.
Ultimele 30 de zile
Comparat cu 2026-08-01 — 2026-08-30
Exportă CSVApeluri primite
1.111
16,7%față de perioada anterioară
Gestionate integral de AI
674
18%70.3% din apelurile preluate de agentul AI
Acțiuni de programare
202
28,7%create, mutate sau anulate
Timp de conversație preluat
41h 53m
31,2%integral de agentul AI
Activitate
Cum au fost gestionate apelurile
Evoluția volumului și comparația cu perioada anterioară.
| Ziua | Gestionate integral de AI | AI → recepție | AI → recepție (nepreluat) | Rămase de rezolvat la recepție | Întrerupte tehnic | AI → urgențe | Robot urgențe (direct) | Recepție | Ratate | În curs / necunoscut | Perioada anterioară |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 31 aug. | 28 | 14 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 7 | 2 | 0 | 45 |
| 1 sept. | 26 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 3 | 0 | 40 |
| 2 sept. | 26 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6 | 3 | 0 | 39 |
| 3 sept. | 23 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 3 | 0 | 36 |
| 4 sept. | 26 | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 1 | 0 | 33 |
| 5 sept. | 18 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 15 |
| 6 sept. | 5 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| 7 sept. | 30 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 7 | 3 | 0 | 43 |
| 8 sept. | 25 | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 3 | 0 | 39 |
| 9 sept. | 27 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 1 | 0 | 39 |
| 10 sept. | 27 | 11 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 | 1 | 0 | 39 |
| 11 sept. | 23 | 10 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 1 | 0 | 35 |
| 12 sept. | 18 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 17 |
| 13 sept. | 6 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| 14 sept. | 28 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6 | 2 | 0 | 42 |
| 15 sept. | 25 | 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 2 | 0 | 41 |
| 16 sept. | 26 | 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 1 | 0 | 39 |
| 17 sept. | 30 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6 | 2 | 0 | 42 |
| 18 sept. | 26 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 | 2 | 0 | 38 |
| 19 sept. | 18 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 15 |
| 20 sept. | 6 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| 21 sept. | 29 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 2 | 0 | 41 |
| 22 sept. | 29 | 17 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 2 | 0 | 40 |
| 23 sept. | 22 | 14 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6 | 2 | 0 | 40 |
| 24 sept. | 25 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 2 | 0 | 36 |
| 25 sept. | 23 | 12 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 1 | 0 | 36 |
| 26 sept. | 17 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 15 |
| 27 sept. | 6 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 |
| 28 sept. | 28 | 14 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 4 | 3 | 0 | 46 |
| 29 sept. | 28 | 13 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 5 | 3 | 0 | 41 |
Valoare AI
De la preluare la rezolvare
Numai apelurile preluate de agentul AI (959). Cele răspunse direct de recepție (107) nu intră aici.
Gestionate fără transfer70,3%
674 din 959 apeluri preluate de agentul AI
Transferate către recepție29,7%
285 din 959 apeluri preluate de agentul AI
Acoperire în afara programului
45
apeluri preluate de AI când recepția era închisă.
Rezultate
Programări gestionate la telefon
Acțiuni finalizate cu succes și atribuite apelurilor din interval.
146
Noi
+29.2%
38
Mutate
+26.7%
18
Anulate
+28.6%
Servicii convertite în programări
Consultație stomatologică inițială44
Odontoterapie34
Consultație de ortodonție31
Consultație de protetică dentară11
Consultație pentru albire dentară9
Cerere
Când sună pacienții
Distribuția apelurilor după zi și oră, în fusul orar al clinicii.
Vârful este luni, 09:00 — 3.7% din apeluri.
000102030405060708091011121314151617181920212223
Lun
Mar
Mie
Joi
Vin
Sâm
Dum
Experiența pacientului
Calitatea apelurilor
822 apeluri cu scor din 859 apeluri eligibile.
Scor 8,9/10Rezolvate 93,9%Evaluate 844Omise 14
Acțiuni
Ce a rămas pentru echipă
Solicitări deschise și timpul de închidere al revenirilor.
Apeluri ratate45
Reveniri deschise8
În lucru4
Rezolvate39
Timp mediu de rezolvare: 3,5 ore.
Confidențialitate și GDPR, din consolă
Clinica setează cât păstrează înregistrările și istoricul; la termen, ștergerea e automată. Dreptul la ștergere și dreptul de acces se execută din consolă, cu previzualizare și confirmare.
Versionat și auditat
Orice schimbare la agent, mesaje sau rutare creează o versiune nouă; se poate reveni la oricare. Fiecare acțiune administrativă e auditată, inclusiv cele respinse.
Datele clinicii, arhivate continuu
Arhivare continuă, criptată, în Uniunea Europeană, cu cel mult cinci minute de pierdere posibilă și restaurare testată la fiecare trei luni.
Pornește de la ce are clinica deja
Fără să schimbi sistemul de programări și fără să renunți la telefoanele recepției.
Telefonie, cum vrea clinica
Livrăm noi numărul, conectăm un număr SIP cumpărat de clinică sau ne integrăm în centrala pe care o ai. Înregistrare pe două canale, cu un anunț rostit pacientului pe care clinica îl poate edita.
iStoma, icMED și iClinic + multe altele în curând
Caută pacientul după numărul de telefon, medicii, serviciile, locurile libere și programările existente; creează, mută și anulează, cu verificare după fiecare scriere. Clinica lucrează în continuare în sistemul ei. Alte sisteme le evaluăm împreună, înainte de ofertă.
SMS după programare
După confirmare, pacientul primește un SMS cu programarea de adăugat în calendar și adresa clinicii pe Google Maps.
Plătești exact cât folosești
Orice clinică are acces la toate funcționalitățile configurate la implementare.
Consumul, lunar
~0,19 € pe minut cu agentul
Telefonia, SMS-urile și procesarea AI sunt incluse.
Implementarea
de la 1.200 € o singură dată
Include accesul la platformă și agentul de recepție.
Suportul
de la 150 € pe lună
Face parte din fiecare contract. Nivelul îl alegem după nevoile clinicii.
Cât consumă lunar o clinică de mărimea ta
- Clinică mică · 1–5 medici
- ~104 € / lunăde exemplu 4 medici, ~400 de apeluri pe lună
- Clinică medie · 6–15 medici
- ~261 € / lunăde exemplu 10 medici, ~1.000 de apeluri pe lună
- Clinică mare / Grup de clinici · Mai multe sedii
- Tarif preferențialpe minut, după volumul grupului
Sumele sunt în euro, fără TVA. Consumul real îl vezi în consola clinicii, pe poziții.
Întrebări frecvente
Ascultă-l înainte să vorbim
Sună numărul de test și cere o programare, o mutare sau o informație, ca un pacient. Apoi îți arătăm cum ar funcționa în clinica ta: catalog, rutare, telefonie și sistemul de programări.